Bitrix24 CRM And Projects

Analysoinut Appwesome

Yrityksen asiakastyö ja projektit kulkevat usein rinnakkain: asiakkaan kanssa sovittu asia muuttuu tehtäväksi, tehtävä vaatii tiimin yhteistyötä ja eteneminen pitää pystyä tarkistamaan myöhemmin. Bitrix24 CRM kiinnostaa minua ennen kaikkea siksi, että se kokoaa tämän ketjun samaan työympäristöön. Se ei ole pelkkä yhteystietoluettelo tai tehtävälista, vaan yrityskäyttöön tehty mobiilisovellus, jossa CRM ja projektityö ovat saman kokonaisuuden osia.

Kun asiakastieto johtaa tekemiseen

Yhdistetyn työskentelyn hyöty näkyy siinä, ettei asiakkaan tilanteen tarvitse jäädä erilleen tiimin arjesta. CRM:n tehtävä on pitää asiakassuhteeseen liittyvä tieto järjestyksessä, kun taas projektinhallinnan puolella työ voidaan jäsentää tehtäviksi ja seurattavaksi etenemiseksi. Kun nämä löytyvät samasta sovelluksesta, työntekijän ei tarvitse vaihtaa jatkuvasti erillisen asiakasrekisterin ja projektityökalun välillä vain ymmärtääkseen, mitä seuraavaksi pitäisi tapahtua.

Tämä on mielestäni hyödyllisintä pienessä tai keskisuuressa yrityksessä, jossa sama ihminen voi hoitaa asiakasviestintää, sopia työn yksityiskohdista ja seurata toteutusta. Tällöin CRM ei ole vain myynnin työpöytä, jota muu tiimi ei näe, vaan osa yhteistä työtä. Asiakastiedon ja tehtävien välinen yhteys voi vähentää muistilappujen, yksityisten viestien ja irrallisten taulukoiden varaan jäävää koordinointia.

Bitrix24 arjen työjonossa

Kuvitellaan tavallinen päivä palveluyrityksessä: asiakas ottaa yhteyttä, työn sisällöstä sovitaan ja tiimin pitää saada sovitut asiat tehtyä. Minulle luontevin tapa käyttää tätä sovellusta olisi kirjata asiakaskontakti CRM:ään ja sen jälkeen pilkkoa toteutus tehtäviksi, joista näkyy vastuuhenkilö ja aikataulu. Kun asiakas kysyy tilanteesta myöhemmin, työntekijä voi tarkistaa kokonaisuutta sen sijaan, että yrittäisi koota sitä keskusteluhistoriasta ja omasta muististaan.

Puhelin on tässä erityisen kätevä tilanteissa, joissa tietoa pitää tarkistaa tai lisätä toimiston ulkopuolella. Se ei kuitenkaan automaattisesti tee työstä järjestelmällistä: tiimin täytyy sopia, mitä CRM:ään kirjataan, kuka päivittää tehtäviä ja missä vaiheessa projekti merkitään eteenpäin menneeksi. Jos jokainen käyttää omaa tapaansa, keskitettykin työkalu voi sisältää hajanaista tietoa. Suosittelen aloittamaan muutamalla yhteisellä käytännöllä, jotta sovellukseen tallennetusta tiedosta on aidosti apua muillekin.

Mikä on Bitrix24?

Bitrix24 on kattava CRM- ja projektinhallintaohjelmisto, joka on suunniteltu helpottamaan yritysten arkea. Sen avulla voit hallita asiakassuhteita, järjestää projekteja, kommunikoida tiimin kanssa ja paljon muuta yhdestä paikasta. Tämä sovellus on erityisen hyödyllinen pienille ja keskisuurille yrityksille, jotka etsivät kustannustehokasta ratkaisua.

Käyttöliittymä ja navigointi

Kun avaat Bitrix24-sovelluksen, huomaat heti sen siistin ja käyttäjäystävällisen käyttöliittymän. Navigointi on suoraviivaista, ja kaikki tarvittavat työkalut ovat helposti saatavilla. Erityisesti pidän siitä, kuinka sovellus on jaettu eri moduuleihin, kuten CRM, projektit, tiimiviestintä ja aikataulutus. Tämä tekee sovelluksesta helposti omaksuttavan uusille käyttäjille.

CRM-toiminnot

Bitrix24:n CRM-osio on erittäin kattava. Voit tallentaa asiakastietoja, seurata asiakaskontakteja ja jopa automatisoida myyntiprosesseja. Kaikki tieto on keskitetty yhteen paikkaan, mikä tekee asiakassuhteiden hallinnasta sujuvaa. Sovelluksessa on myös integroitu sähköpostijärjestelmä, joten voit hoitaa asiakaskommunikaatiota suoraan sovelluksesta käsin.

Projektinhallinta

Bitrix24 tarjoaa monipuoliset työkalut projektinhallintaan. Voit luoda projekteja, määrittää tehtäviä tiimin jäsenille ja seurata edistymistä reaaliajassa. Työkalujen avulla on helppo pysyä kartalla siitä, mitä on tehtävä ja milloin. Erityisen kätevä on Gantt-kaavio, joka antaa visuaalisen esityksen projektin aikataulusta.

Tiimiviestintä

Yksi Bitrix24:n vahvuuksista on sen viestintätyökalut. Voit keskustella tiimin jäsenten kanssa chatin kautta, järjestää videokokouksia ja jakaa tiedostoja helposti. Tämä tekee tiimityöskentelystä tehokasta ja poistaa tarpeen käyttää useita eri sovelluksia yhteydenpitoon.

Mobiilikokemus

Bitrix24 on saatavilla sekä Android- että iOS-laitteille, mikä mahdollistaa sen käytön missä tahansa. Sovellus on optimoitu mobiilikäyttöön, ja kaikki toiminnot, joita tarvitset, ovat saatavilla mobiiliversiossa. Tämä on erityisen hyödyllistä, jos olet usein liikkeellä mutta haluat silti pysyä ajan tasalla projekteista ja asiakassuhteista.

Arjen valinnat ja käytön rajat

Kaikkea ei silti kannata yrittää hoitaa puhelimella. Pienten päivitysten tekeminen, yhteydenoton tarkistaminen tai tehtävän tilanteen vilkaisu sopivat mobiilikäyttöön luontevasti. Sen sijaan laajan projektin rakenteen suunnittelu tai useiden tietojen yhtäaikainen vertailu voi olla mukavampaa suuremmalla näytöllä. Gantt-kaavion arvo on juuri kokonaiskuvassa: aikataulujen suhteet on helpompi hahmottaa, kun niitä ei tarkastele kiireessä pieneltä ruudulta.

Yksi käytännöllinen tapa pitää näkymä hyödyllisenä on erottaa asiakkaan kanssa sovitut asiat tiimin sisäisistä työvaiheista. Kirjaa CRM:ään se, mikä auttaa ymmärtämään asiakassuhdetta ja yhteydenottojen jatkoa; määritä projektitehtäviin konkreettinen tekeminen, vastuuhenkilö ja tarvittaessa ajankohta. Näin asiakasmerkinnät eivät muutu pitkiksi työpäiväkirjoiksi eikä tehtävälista jää epämääräiseksi. Tämä työnjako on pieni käytäntö, mutta se ratkaisee usein sen, tuntuuko yhteinen järjestelmä selkeältä vai raskaalta.

Milloin laajempi kokonaisuus kannattaa?

Bitrix24 kuuluu yrityksen työkaluihin, joissa useita tarpeita pyritään kokoamaan samaan palveluun. Tavalliseen kevyeen CRM:ään verrattuna sen etu on, että asiakastyön rinnalla voidaan järjestää projektitehtäviä ja tiimin viestintää. Jos taas yrityksellä on jo hyvin toimiva projektinhallinta ja se kaipaa vain yksinkertaista yhteystietorekisteriä, laaja kokonaisuus voi tuoda enemmän opittavaa kuin hyötyä. Silloin rajatumpi CRM saattaa olla selkeämpi valinta.

Vertailu yleisiin vaihtoehtoihin kannattaa tehdä ennen kaikkea työnkulun, ei ominaisuuslistan perusteella. Erilliset CRM- ja tehtäväsovellukset voivat olla helpompia ottaa käyttöön yksi kerrallaan, ja tiimi voi valita kummankin tarpeisiinsa sopivan työkalun. Vastapainona tietoa jaetaan useamman paikan kesken. Bitrix24:n yhdistetty lähestymistapa on vahvimmillaan, kun asiakaskontaktista syntyy toistuvasti sisäistä työtä, jonka etenemistä halutaan seurata yhdessä.

Kannattaa myös sopia etukäteen, kuka ylläpitää yhteisiä käytäntöjä. Esimerkiksi jos myyjä kirjaa asiakaskeskustelun mutta projektivastaava ei löydä siitä työn kannalta olennaista päätöstä, ongelma ei ratkea lisäämällä merkintöjä sattumanvaraisesti. Sopikaa, miten tärkeät päätökset ilmaistaan, milloin tehtävä luodaan ja kuka tarkistaa sen tilan. Sovelluksen keskitetty rakenne auttaa vasta, kun tiedon kirjaaminen on tiimin yhteinen tapa.

Hinta, tausta ja sopivuus

Sovellus on ilmainen, mikä tekee kokeilemisesta helpompaa yritykselle, joka haluaa arvioida ensin, sopiiko yksi yhteinen työtila sen arkeen. Ilmaisuus ei kuitenkaan poista käyttöönoton kustannusta ajassa: tiimin täytyy tutustua rakenteeseen ja päättää, miten sitä käytetään. Minusta paras kokeilu ei ole kaikkien toimintojen avaaminen samalla kertaa, vaan yhden tutun asiakasprosessin vieminen CRM:stä tehtäväksi ja sen seuraaminen loppuun asti. Silloin näkee nopeasti, vähentääkö yhteinen näkymä oikeasti käsin tehtävää koordinointia.

Bitrix Inc:n yrityssovelluksella on 4,6 tähden keskiarvo 57 tuhannen arvion perusteella, ja latauksia on yli viisi miljoonaa. Nämä luvut kertovat laajasta käytöstä, mutta oma sopivuusarvioni riippuisi silti siitä, miten yrityksen ihmiset tekevät yhteistyötä. Vanhempien valvonnassa -ikäluokitus on sovelluksen luokitusmerkintä; yrityskäyttäjälle olennaisempaa on, että työtila sisältää asiakas- ja projektitietoa, joten tiimin kannattaa sopia huolellisesti omista kirjaamis- ja käyttöperiaatteistaan.

Version 5.18.0 (3800) ja vähintään käyttöjärjestelmä 9 antavat käytännön lähtökohdan laitteen yhteensopivuuden tarkistamiseen. Ennen kuin koko tiimi ottaa sovelluksen käyttöön, testaisin sitä yhdellä tai kahdella tavallisella työtehtävällä: löytyvätkö tarvittavat asiakastiedot liikkeellä ollessa, onko tehtävän päivittäminen vaivatonta ja saako käyttäjä ilmoituksista riittävästi apua ilman, että niihin hukkuu. Näin arviointi perustuu oman työn sujuvuuteen eikä pelkkään pitkään ominaisuusluetteloon.

Kenelle valitsisin tämän?

Valitsisin Bitrix24:n yritykselle, jossa asiakassuhteet ja projektien toteutus limittyvät ja useampi ihminen tarvitsee yhteisen käsityksen siitä, mitä on sovittu ja mitä tehdään seuraavaksi. Se voi sopia erityisesti tiimille, joka haluaa vähentää erillisten työkalujen välistä hyppimistä ja pystyy sopimaan yhteisistä kirjaamistavoista. Mobiilisovellus on tällöin hyödyllinen kumppani toimiston ulkopuolella tehtävään tarkistamiseen ja päivityksiin, vaikka kaikkien suunnittelutöiden tekeminen puhelimella ei olisikaan järkevää.

Ohittaisin sen, jos tarvitsisin vain hyvin yksinkertaisen tehtävälistan, jos yrityksen nykyiset järjestelmät toimivat jo sujuvasti yhdessä tai jos tiimi ei ole valmis ylläpitämään yhteistä asiakastietoa. Monipuolisuus voi muuttua kitkaksi, jos käyttöönotossa ei päätetä, mitä sovellukseen kuuluu kirjata. Toisaalta kun asiakaskontakti, projektitehtävä ja tiimin yhteinen seuranta kuuluvat samaan arkeen, yhdistetty lähestymistapa on perusteltu.

Yhteenveto

Kaiken kaikkiaan Bitrix24 CRM on erittäin monipuolinen työkalu, joka tarjoaa laajan valikoiman toimintoja asiakassuhteiden ja projektien hallintaan. Sen käyttöliittymä on selkeä, ja sovellus on helppo käyttää sekä työpöydällä että mobiililaitteilla. Jos etsit all-in-one-ratkaisua yrityksesi tarpeisiin, Bitrix24 on ehdottomasti kokeilemisen arvoinen. Minun suositukseni on kuitenkin ehdollinen: aloita yhdestä toistuvasta työnkulusta ja katso, helpottaako yhteinen paikka todella asiakkaan tilanteen siirtämistä tiimin tekemiseksi. Jos vastaus on kyllä, sovellus voi tuoda arkeen selkeyttä; jos tarvitset vain yhden pienen työkalun, kevyempi vaihtoehto voi palvella paremmin.